Przedsiębiorca ma możliwość rozliczyć użytkowanie i wprowadzenie do firmy samochodu na kilka sposobów. Może użytkować samochodu leasingowanego, wziętego w kredyt, być jego właścicielem lub współwłaścicielem. Dwa pierwsze sposoby mogą stanowić osobny, obszerny temat więc zajmiemy się przypadkiem gdy przedsiębiorca jest właścicielem lub współwłaścicielem auta.

Decydującym kryterium stanowiącym o konieczności przyjęcia samochodu jako środka trwałego w firmie jest jego wartość. Ta musi przekroczyć kwotę 3500,00zł. Przyjęcie samochodu do ewidencji może nastąpić w przypadku gdy auto będzie użytkowane dłużej niż jeden rok albo gdy przedsiębiorca jest współwłaścicielem lub właścicielem auta.

Samochód osobowy, którego wartość jest niższa niż 3500,00zł może zostać:

• zostać jednorazowo zamortyzowany w miesiącu, w którym został oddany do użytkowania
• może być amortyzowany zgodnie z przepisami ogólnymi oraz zaliczony do środków trwałych
• w miesiącu oddania go do użytkowania, zaliczony do kosztów

Istnieje sytuacja, w której auto o wartości wyższej niż kwota 3500,00 zł nie zostanie dodane jako środek trwały firmy a wydatek z nim związany zostanie ujęty w kosztach z datą nabycia. Jest to przypadek gdzie przewidywany okres użytkowania auta nie będzie dłuższy niż jeden rok.

W przypadku gdy samochód używany do celów firmowych jest samochodem prywatnym przedsiębiorcy, wówczas zobligowany jest on do prowadzenia kilometrówki czyli ewidencji przebiegu auta.

księgowanie wynikających z użytkowania auta kosztów jest ograniczone. Nie będą stanowić kosztów uzyskania przychodów, wydatki większe niż iloczyn realnie przejechanych kilometrów a stawki za kilometr określonej w odpowiednich przepisach.

• dla samochodów, których pojemność silnika nie przekracza 900cm – 0,5214 zł
• dla aut, których pojemność silnika większej niż 900cm – 0,8358 zł

Wymagana ewidencja przebiegu auta powinna zawierać następujące elementy:

• numer rejestracyjny pojazdu
• numer wpisu
• dane użytkownika pojazdu (imię, nazwisko i adres)
• pojemność jednostki napędowej
• datę wyjazdu, cel oraz pokonaną trasę
• stawkę za kilometr oraz liczbę przejechanych kilometrów

Warto pamiętać, że odliczenie stawki podatku VAT nie przysługuje przy użytkowaniu samochodów osobowych oraz o ładowności nie przekraczającej 3,5t z pewnymi, nielicznymi wyjątkami.

Wszystkie sposoby oczywiście mają swoje wady i zalety. W poniższym artykule postaramy się je przybliżyć by wybór odpowiedniej opcji był właściwy.

1. Samodzielnie prowadzona księgowość.

Ta forma jest dostępna dla każdego właściciela firmy. Do samodzielnego prowadzenia rachunkowości nie są wymagane koncesje, licencje czy certyfikaty. Jest to zdecydowanie najtańsza z dostępnych opcji. Podstawowymi zaletami są:

• zerowe koszty – nie uwzględniając kosztów alternatywnych
• doskonała wiedza o poziomie finansów firmy – właściciel doskonale orientuje się w bieżącej sytuacji finansowej, nie jest narażony na wyciek ważnych informacji

Ta forma jest wybierana zazwyczaj przez osoby rozliczające się na zasadach ogólnych, prowadzących książkę przychodów i rozchodów. Zazwyczaj dotyczy małych przedsiębiorstw, króre nie zatrudniają pracowników, nie posiadają dużej liczby dokumentów księgowych oraz cechują się małą różnorodnością dokonywanych transakcji.

Przedsiębiorca im bardziej skomplikowaną posiada dokumentację tym większe generuje ryzyko popełnienia błędu. Oczywistym jest też, że jest to najbardziej absorbująca i czasochłonna forma księgowości.

Ryzyko popełnienia błędu można minimalizować poprzez stosowanie programów księgowych, które jednak nie zwalniają przedsiębiorcy od ciągłej konieczności śledzenia zmian w przepisach podatkowych .

Aplikacje pomagające prowadzić książkę przychodów i rozchodów zazwyczaj charakteryzują się następującymi cechami:

• Obliczają podatek dochodowy i generują na podstawie podanych wartości książkę przychodów i rozchodów
• generuje deklaracje  oraz oblicza wysokość podatku VAT
• rozlicza i podaje konieczne do opłacenia składki na ZUS

2. Stworzenie w firmie etatu księgowego

Zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za księgowość w firmie zazwyczaj jest domeną większych przedsiębiorstw. Często jest to związane z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości. Pełna księgowość jest obligatoryjna w przypadku spółek prawa handlowego (sp. z o.o. oraz S.A.) oraz podmiotów spełniających określone kryteria przychodowe oraz ilościowe w obszarze zatrudnienia pracowników. Jest to zdecydowanie najdroższa opcja. Zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanej osoby, może dawać poczucie, że rozliczenia są prowadzone w sposób prawidłowy.

Dla niektórych przedsiębiorców może nie bez znaczenia pozostawać fakt, iż osoba zatrudniona na stanowisku księgowego nie musi posiadać ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz licencji Ministerstwa Finansów. W praktyce oznaczać to może, że pracownik za popełniony błąd może odpowiadać jedynie do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Wady i zalety zatrudnienia księgowego to:

• przedsiębiorca nie musi poświęcać czasu na prowadzenie rachunkowości, ten obowiązek spoczywa na wyznaczonym pracowniku
• możliwość bieżącej kontroli spraw finansowych firmy
• jest to dość kosztowne rozwiązanie, na które nie mogą pozwolić sobie wszystkie firmy
• księgowy nie odpowiada za błędy w takim zakresie jak biuro księgowe

3. Księgowość prowadzona przez biuro rachunkowe

Jest to zdecydowanie najbezpieczniejsza forma prowadzenia rachunkowości firmy. W tym przypadku cała odpowiedzialność przechodzi na obsługujące firmę biuro księgowe. Często działalność wymaga prowadzenia wielu transakcji z różnymi podmiotami tj. spółkami, osobami fizycznymi, podmiotami z zagranicy a także zatrudnienia pracowników. W takim modelu najlepiej sprawdzi się zewnętrzne, wyspecjalizowane biuro księgowe.

Zazwyczaj współpraca z biurem rachunkowym zawiera następujące elementy:

• Biuro wylicza kwotę podatku, przekazuje informację o wysokości składek ZUS
• Biuro generuje dla klienta deklaracje oraz przechowuje i sporządza odpowiednią dokumentację
• Po stronie klienta leży obowiązek przekazania dokumentów księgowych w odpowiednim, ustalonym terminie

Dodatkowo klient biura rachunkowego może liczyć na doradztwo podatkowe, oraz wsparcie merytoryczne w kwestiach związanych z finansową stroną prowadzenia biznesu.

Przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym warto sprawdzić doświadczenie osób odpowiedzialnych bezpośrednio za prowadzenie dokumentacji oraz następujące elementy:

• Posiadanie wymaganego przez przepisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej
• Czy posiada certyfikat Ministerstwa Finansów – jest on wymagany do komercyjnego prowadzenia ksiąg rachunkowych
• Sposób przekazywania dokumentacji do biura (przesyłanie pocztą, wysyłka e-mailem lub odbiór osobisty).

Warto pamiętać, że o wyborze odpowiedniego biura księgowego nie powinna decydować cena oferowanych usług.

Mamy do dyspozycji:

• Zasady ogólne – KPIR
• Ryczałt ewidencjonowany
• Karta podatkowa
• Podatek liniowy

Najbardziej powszechną praktyką jest wybór rozliczania się na zasadach ogólnych. W tym przypadku wymagane jest prowadzenie tzw. książki KPiR – książki przychodów i rozchodów.Jest to ewidencja, którą stosują przedsiębiorcy do wpisu przychodów i rozchodów. W oparciu o książkę przychodów i rozchodów ustalany jest dochód, który następnie jest opodatkowany. W zależności od wyboru rozliczania się z podatku – płacenia podatku liniowego, którego stawka na chwilę obecną wynosi 19% lub skali podatkowej tj. 18% i 32%.

Warto pamiętać, że wybór skali podatkowej, według której będziemy się rozliczać jest możliwy tylko w określonym momencie i może pociągać za sobą zarówno korzyści jak i wady. Wybierając stawkę 18% i 32% jest ona korzystna tylko do kwoty dochodu 85 528zł. Powyżej tej kwoty zapłacimy już podatek 32%.

Dla przykładu jeśli podatnik osiągnął w danym roku dochód na poziomie 130 000zł zapłaci 18% podatku od kwoty 85 528zł i 32% podatku od nadwyżki tj. od kwoty 44 472zł.

Podstawa prawna: art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz.U. Nr 217, poz. 1588).

Wybór w/w stawki podatku niesie za sobą również pewne korzyści między innymi ulgi i odliczenia. Podatnik w swoich wyliczeniach może uwzględnić kwotę z podatkiem 0% tj. 3091zł. Dzięki temu możemy zaoszczędzić 556,02zł.