Sposób w jaki będziemy księgowość jest jednym w ważniejszych wyborów, przed którym stoi właściciel firmy. Są do wyboru trzy możliwości prowadzenia rachunkowości. Może to być skorzystanie z biura rachunkowego, samodzielne prowadzenie księgowości lub zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za tą jakże ważną dziedzinę w naszym biznesie.

Wszystkie sposoby oczywiście mają swoje wady i zalety. W poniższym artykule postaramy się je przybliżyć by wybór odpowiedniej opcji był właściwy.

1. Samodzielnie prowadzona księgowość.

Ta forma jest dostępna dla każdego właściciela firmy. Do samodzielnego prowadzenia rachunkowości nie są wymagane koncesje, licencje czy certyfikaty. Jest to zdecydowanie najtańsza z dostępnych opcji. Podstawowymi zaletami są:

• zerowe koszty – nie uwzględniając kosztów alternatywnych
• doskonała wiedza o poziomie finansów firmy – właściciel doskonale orientuje się w bieżącej sytuacji finansowej, nie jest narażony na wyciek ważnych informacji

Ta forma jest wybierana zazwyczaj przez osoby rozliczające się na zasadach ogólnych, prowadzących książkę przychodów i rozchodów. Zazwyczaj dotyczy małych przedsiębiorstw, króre nie zatrudniają pracowników, nie posiadają dużej liczby dokumentów księgowych oraz cechują się małą różnorodnością dokonywanych transakcji.

Przedsiębiorca im bardziej skomplikowaną posiada dokumentację tym większe generuje ryzyko popełnienia błędu. Oczywistym jest też, że jest to najbardziej absorbująca i czasochłonna forma księgowości.

Ryzyko popełnienia błędu można minimalizować poprzez stosowanie programów księgowych, które jednak nie zwalniają przedsiębiorcy od ciągłej konieczności śledzenia zmian w przepisach podatkowych .

Aplikacje pomagające prowadzić książkę przychodów i rozchodów zazwyczaj charakteryzują się następującymi cechami:

• Obliczają podatek dochodowy i generują na podstawie podanych wartości książkę przychodów i rozchodów
• generuje deklaracje  oraz oblicza wysokość podatku VAT
• rozlicza i podaje konieczne do opłacenia składki na ZUS

2. Stworzenie w firmie etatu księgowego

Zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za księgowość w firmie zazwyczaj jest domeną większych przedsiębiorstw, ale zawsze warto skorzystać z usług firmy Бухгалтер Варшава Guru, która obsługuje całą Polskę. Często jest to związane z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości. Pełna księgowość jest obligatoryjna w przypadku spółek prawa handlowego (sp. z o.o. oraz S.A.) oraz podmiotów spełniających określone kryteria przychodowe oraz ilościowe w obszarze zatrudnienia pracowników. Jest to zdecydowanie najdroższa opcja. Zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanej osoby, może dawać poczucie, że rozliczenia są prowadzone w sposób prawidłowy.

Dla niektórych przedsiębiorców może nie bez znaczenia pozostawać fakt, iż osoba zatrudniona na stanowisku księgowego nie musi posiadać ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz licencji Ministerstwa Finansów. W praktyce oznaczać to może, że pracownik za popełniony błąd może odpowiadać jedynie do kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia.

Wady i zalety zatrudnienia księgowego to:

• przedsiębiorca nie musi poświęcać czasu na prowadzenie rachunkowości, ten obowiązek spoczywa na wyznaczonym pracowniku
• możliwość bieżącej kontroli spraw finansowych firmy
• jest to dość kosztowne rozwiązanie, na które nie mogą pozwolić sobie wszystkie firmy
• księgowy nie odpowiada za błędy w takim zakresie jak biuro księgowe

3. Księgowość prowadzona przez biuro rachunkowe

Jest to zdecydowanie najbezpieczniejsza forma prowadzenia rachunkowości firmy. W tym przypadku cała odpowiedzialność przechodzi na obsługujące firmę biuro księgowe. Często działalność wymaga prowadzenia wielu transakcji z różnymi podmiotami tj. spółkami, osobami fizycznymi, podmiotami z zagranicy a także zatrudnienia pracowników. W takim modelu najlepiej sprawdzi się zewnętrzne, wyspecjalizowane biuro księgowe.

Zazwyczaj współpraca z biurem rachunkowym zawiera następujące elementy:

• Biuro wylicza kwotę podatku, przekazuje informację o wysokości składek ZUS
• Biuro generuje dla klienta deklaracje oraz przechowuje i sporządza odpowiednią dokumentację
• Po stronie klienta leży obowiązek przekazania dokumentów księgowych w odpowiednim, ustalonym terminie

Dodatkowo klient biura rachunkowego może liczyć na doradztwo podatkowe, oraz wsparcie merytoryczne w kwestiach związanych z finansową stroną prowadzenia biznesu.

Przed rozpoczęciem współpracy z biurem rachunkowym warto sprawdzić doświadczenie osób odpowiedzialnych bezpośrednio za prowadzenie dokumentacji oraz następujące elementy:

• Posiadanie wymaganego przez przepisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej
• Czy posiada certyfikat Ministerstwa Finansów – jest on wymagany do komercyjnego prowadzenia ksiąg rachunkowych
• Sposób przekazywania dokumentacji do biura (przesyłanie pocztą, wysyłka e-mailem lub odbiór osobisty).

Warto pamiętać, że o wyborze odpowiedniego biura księgowego nie powinna decydować cena oferowanych usług.